nr kor. MZUK.33522.2020

Odpowiedź na zapytania do specyfikacji istotnych warunków zamówienia   

      Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1843 z późn. zm.), w związku ze złożonym zapytaniem do treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w imieniu Zamawiającego udzielam następujących wyjaśnień:

 

Pytanie nr 1: Ogłoszenie o ww. zamówieniu zostało zamieszczone na łamach Biuletynu Informacji Publicznej dnia 16/10/2020r., natomiast termin składania ofert upływa dnia 30/10/2020r. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia zapewnia Zamawiającemu 30 dni na zawarcie umowy z Wykonawcą, którego oferta zostanie oceniona najwyżej: Zgodnie z SIWZ: „14. Termin związania oferta 1) termin związania oferta wynosi 30 dni.” Wykonawca składający ofertę, wraz z nią jest zobligowany złożyć oświadczenie o akceptacji terminu związania ofertą: Zgodnie z formularzem oferty: „Oświadczam(y), ze: […] 2. uważam(y) się za związanych niniejsza oferta przez okres 30 dni od daty składania ofert;” Powyższe zapisy jednoznacznie wskazują, że Zamawiający może zawrzeć umowę z wyłonionym Wykonawcą nie później niż w dniu 30/11/2020r., bez wnioskowania o przedłużenie terminu związania ofertą. Termin wykonania zamówienia zgodnie z SIWZ przypada na dzień 21/12/2020r. A więc w przypadku zawarcia umowy w dniu wskazanym powyżej, potencjalny Wykonawca dysponowałby zaledwie 21 dniami na wykonanie zamówienia. W tym miejscu, należy zaznaczyć, że Producent urządzeń zabawowych przedstawionych w projekcie jako przykładowe, deklaruje termin ich wykonania do 5 tygodni, od dnia złożenia zamówienia – a więc od dnia podpisania umowy pomiędzy Wykonawcą, a Zamawiającym. Nadmieniam, że czas oczekiwania na wyprodukowanie urządzeń równoważnych do tych przedstawionych w projekcie jest taki sam lub bardzo zbliżony u innych producentów. W przypadku zawarcia umowy pomiędzy Wykonawcą, a Zamawiającym w dniu jak wskazano powyżej, dostawa urządzeń placu zabaw, nastąpiłaby dnia 04/01/2021r. – zgodnie z deklaracją Producenta 5 tygodni od dnia złożenia Zamówienia. Jak widać, już na dzień składania ofert, termin realizacji zamówienia określony w SIWZ jest nierealny do dotrzymania. Można by założyć, że Zamawiający nie będzie zwlekał z publikacją informacji o wyborze oferty i dokona tego najszybciej jak to tylko możliwe. Jednak procedury zgodnie, z którymi należy postępować podczas prowadzenia postępowania o zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego, znacznie wydłużają cały proces. Poniżej przedstawiono najbardziej optymistyczny przykład przebiegu procedury przetargowej: Od dnia na który przypada termin składania ofert – 30/10/2020r., zaczyna swój bieg termin na złożenie oświadczeń o przynależności lub jej braku do grupy kapitałowej, który wynosi 3 dni, a więc w tym przypadku do dnia 02/11/2020r. Dopiero po upływie ostatniego dnia wskazanego terminu, Zamawiający może ogłosić informację o wyniku postępowania. Zakładając pośpiech Zamawiającego i możliwie najszybszą możliwą publikację informacji o wyborze oferty, mogłoby to teoretycznie nastąpić dnia 03/11/2020r. Licząc od daty publikacji informacji o wyborze oferty Zamawiający może zawrzeć umowę z Wykonawcą nie wcześniej niż po upływie 5 dni, co reguluje poniższy artykuł Ustawy: Zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych „Art. 94. Termin zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego 1. Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego, z zastrzeżeniem art. 183 wniosek o uchylenie zakazu zawarcia umowy, w terminie: […] 2) nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej […]” Tak więc, w rozpatrywanym przypadku, umowa może zostać zawarta najwcześniej 09/11/2020r. Wykonawca, składając niezwłocznie – w dniu podpisania umowy – zamówienie na urządzenia zabawowe, otrzyma je po 5 tygodniach (zgodnie z deklaracją Producenta), tj. dnia: 14/12/2020r. Co z kolei pozostawia zaledwie 1 tydzień (7 dni w tym 5 dni roboczych) do dnia upływu terminu realizacji zamówienia, na montaż urządzeń oraz ułożenie nawierzchni bezpiecznej z mat przerostowych w ilości 850m2 oraz prace porządkowe. Ze zrozumiałych względów, większość mat przerostowych stanowiących nawierzchnię bezpieczną placu zabaw, można by było ułożyć dopiero po zamontowaniu urządzeń. Czas wskazany powyżej – 1 tydzień kalendarzowy – jest to czas niewystarczający na wykonanie wspomnianych robót, a co za tym idzie – ukończenie realizacji zadania w terminie wskazanym w SIWZ jest wciąż nierealne. W powyższym przykładzie, w którym wszystkie możliwe, obligatoryjne terminy zostały uwzględnione w absolutnym, niezbędnym minimum czasowym, warto zauważyć, że pominięto prawo Zamawiającego do uzupełnienia dokumentów opisanych w SIWZ: Zgodnie z SIWZ „§10 Dokumenty lub oświadczenia, składane w toku postepowania o zamówienie publiczne […] 2) Wykaz dokumentów i oświadczeń, które wykonawca składa w postepowaniu na wezwanie Zamawiającego na potwierdzenie okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 3 ustawy pzp: - odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej […] 3) Wykaz dokumentów i oświadczeń, które wykonawca składa w postepowaniu na wezwanie Zamawiającego na potwierdzenie okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy pzp: - wykaz robót budowlanych […] - wykaz osób […]” Wezwanie przez Zamawiającego do uzupełnienia ww. dokumentów przez Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, zostało pominięte w niniejszym przykładzie, gdyż zgodnie z Ustawą ma charakter fakultatywny, a nie obligatoryjny. Zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych „Art. 26 Dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu […] 2. Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ogłoszenia dotyczące zamówień ust. 8, zamawiający może wezwać wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 rodzaje dokumentów żądanych w postępowaniu od wykonawców ust. 1.” Założono więc, że Zamawiający wykazując dobrą wolę i chęć maksymalnego przyspieszenia procedury przetargowej, odstąpi od przysługującego mu prawa do wezwania uzupełnienia ww. dokumentów. Mimo takiego założenia, termin realizacji zadania pozostaje niemożliwy do dotrzymania. Wykonawca kalkulując możliwość wykonania zadania w terminie, nie może się opierać się na założeniu dobrej woli Zamawiającego (które, jak wskazano powyżej niewiele zmienia), lecz na obowiązującym Prawie Zamówień Publicznych oraz terminami procedur jakie ta Ustawa określa. Warto w tym miejscu dodać, że odstąpienie Zamawiającego od wezwania do uzupełnienia dokumentów o których mowa wyżej jest czysto teoretyczne – gwarantowane przez Ustawę jako fakultatywne – gdyż bazując na doświadczeniu i uczestnictwie w licznych postępowaniach przetargowych prowadzonych w trybie przetargów nieograniczonych, nie spotkano się jeszcze aby taka sytuacja (odstąpienie od wezwania do przedłożenia ww. dokumentów) miała miejsce. W związku z tym, do obliczonego terminu podpisania umowy, należało by doliczyć ustawowy termin na złożenie ww. dokumentów tj.: minimum 5 dni. Co jeszcze bardziej przesunęłoby termin podpisania umowy (z optymistycznego 09/11/2020r. na bardziej realny 16/11/2020r. – uwzględniając dni ustawowo wolne od pracy). Ponadto, analizując dotychczasowe postępowania o podobnym zakresie oraz rodzaju robót, prowadzone przez Zamawiającego w trybie przetargu nieograniczonego, można dostrzec orientacyjny czas potrzebny na zawarcie umowy licząc od dnia opublikowania informacji z otwarcia ofert. Ilustruje to poniższa tabela: Nazwa zamówienia - Oznaczenie sprawy - Data publikacji informacji z otwarcia ofert - Data publikacji wyniku postępowania - Czas jaki upłynął od momentu publikacji informacji z otwarcia ofert do publikacji wyniku postępowania. Budowa placu zabaw na terenie osiedla Bojków w Gliwicach MZUK-EPZ.50.28.2018 - 28/06/2018r. - 23/07/2018r. - 25 dni. Wykonanie dwóch boisk wielofunkcyjnych Boisko wielofunkcyjne nr 1 MZUK-EPZ.50.29.2019 - 29/07/2019r. - 06/09/2019r. - 39 dni. Budowa placu zabaw przy ul. Klasztornej w Gliwicach Łabędach MZUK-EPZ.50.28.2019 - 19/08/2019r. - 17/09/2019r. - 29 dni. Zagospodarowanie terenu przy ul. Dzionkarzy w Gliwicach w systemie zaprojektuj i wybuduj MZUK.EPZ.50.9.2020 - 06/03/2020r. - 22/05/2020r. - 77 dni (unieważniony) Zagospodarowanie terenu przy ul. Dzionkarzy w Gliwicach w systemie zaprojektuj i wybuduj - Budowa street workout parku MZUK-EPZ.50.27.2020 - 26/06/2020r. - 21/07/2020r. - 25 dni. Rozbudowa placu zabaw wraz z przebudowa nawierzchni oraz ogrodzenia przy ul. Dzionkarzy w Gliwicach MZUK.EPZ.50.30.2020 - 05/08/2020r. - 16/09/2020r. - 42 dni. Warto również zauważyć, że Zamawiający jako jedno z kryteriów oceny ofert, ustanawia skrócenie terminu realizacji zamówienia. Zgodnie z SIWZ maksymalnie punktowane jest skrócenie terminu o 21 dni. Zgodnie z SIWZ: „19. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert 1) przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami i ich znaczeniem: kryteria: nazwa - waga (znaczenie)% - sposób liczenia wg wzoru cena - Wa=60,00 - Ca=((Cmin/Cof)xWa)x100 pkt okres gwarancji i rękojmi - Wb=20,00 - GiR=((GiRof/60)xWb)x100 pkt skrócenie terminu realizacji - Wc=20,00 - Tr=((Tof/21)xWc)x100 pkt […] UWAGA: 1. W kryterium skrócenie terminu realizacji oceniany jest okres skrócenia realizacji zamówienia przez Wykonawcę. 2. Zaproponowany okres skrócenia terminu realizacji musi być wyrażony w pełnych dniach. 3. Wykonawca może skrócić termin realizacji zamówienia maksymalnie o 21 dni. Zaoferowanie terminu dłuższego nie będzie dodatkowo punktowane. W takiej sytuacji Wykonawca otrzyma 20 punktów. 4. W przypadku niewskazania w ofercie skrócenia terminu realizacji zamówienia Zamawiający uzna, że Wykonawca nie skraca terminu realizacji. W takiej sytuacji Wykonawca otrzyma 0 punktów. 5. Zaoferowany okres skrócenia realizacji jest zobowiązujący dla Wykonawcy przy wykonywaniu zamówienia.” Próba uzyskania przez Wykonawcę maksymalnej liczby punktów we wspomnianym kryterium, mogłaby doprowadzić do kuriozalnej sytuacji, w której termin wykonania zamówienia zostałby skrócony z 21/12/2020r. do 30/11/2020r. A jak już wspomniano wyżej – 30/11/2020r. to ostatni dzień w którym Zamawiający ma prawo zawrzeć umowę z Wykonawcą bez wnioskowania o przedłużanie terminu związania ofertą. Finalnie, należy zauważyć, że odstąpienie od podpisania umowy, skutkować będzie zatrzymaniem przez Zamawiającego wadium wpłaconego przez Wykonawcę w wysokości 2.000 PLN. Co stawia potencjalnego Wykonawcę w patowej sytuacji – utrata wniesionego wadium lub poniesienie kar umownych za niezrealizowanie zadania w wyznaczonym terminie, który jak już kilkukrotnie wspomniano, nawet w najbardziej optymistycznej wersji jest niemożliwy do dotrzymania. Sytuacja opisana w niniejszym piśmie, rodzi podejrzenie świadomego działania na szkodę potencjalnego Wykonawcy. W związku z powyższymi argumentami wnoszę o wydłużenie terminu realizacji. Odpowiedź: Termin realizacji bez zmian tj: do 21.12.2020 r.

 

Pytanie nr 2: W związku z prowadzeniem postępowania przetargowego w okresie jesienno-zimowym, realnym terminem realizacji, mając na uwadze warunki atmosferyczne, to wiosna 2021r. Proponowany termin realizacji zadania to 30/04/2021r. (w przypadku określenia terminu konkretną datą). Proponowany termin realizacji zadania to 90 dni od dnia podpisania umowy (w przypadku określenia go czasem od dnia podpisania umowy). W obu powyższych proponowanych terminach, należy uwzględnić możliwość przedłużenia terminu realizacji, w przypadku wystąpienia warunków atmosferycznych uniemożliwiających wykonanie robót zgodnie ze sztuką budowlaną. Mając na uwagę porę roku, w której prowadzone jest postępowanie, wystąpienie wspomnianych warunków atmosferycznych jest wysoce prawdopodobne. Wzór umowy (stanowiący załącznik nr 5 do SIWZ), nie zabezpiecza potencjalnego Wykonawcy, przed ewentualnymi warunkami atmosferycznymi uniemożliwiającymi wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie ze sztuką budowlaną, gdyż określa je w następujący sposób: Zgodnie ze wzorem Umowy stanowiącym załącznik nr 5 do SIWZ: „§15 1. Zamawiający przewiduje istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. 2. Zamawiający określa następujące warunki w jakich możliwe jest dokonanie zmian zawartej umowy: 1) konieczność zmiany terminu wykonania umowy oraz harmonogramu terminowo - rzeczowo – finansowego z powodu: […] c) wyjątkowo niesprzyjających warunków fizycznych bądź atmosferycznych (przez niesprzyjające warunki atmosferyczne Zamawiający ma na uwadze warunki atmosferyczne odbiegające od typowych, mających wpływ na niemożność prowadzenia robót budowlanych/ usług/dostaw, długotrwałe intensywne opady trwające powyżej 3 dni, powódź - czas niezbędny na ustanie wody z zalanego terenu i możliwość kontynuacji lub rozpoczęcia robót);” Warunki atmosferyczne panujące w okresie prowadzenia postępowania przetargowego oraz w okresie potencjalnej realizacji zadania, zwykle nie odbiegające on normy, również uniemożliwiają realizację inwestycji zgodnie ze sztuką budowlaną. W związku z tym, wnoszę o modyfikację powyższego zapisu Umowy i zastąpienie go następującym: „§15 1. Zamawiający przewiduje istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. 2. Zamawiający określa następujące warunki w jakich możliwe jest dokonanie zmian zawartej umowy: 1) konieczność zmiany terminu wykonania umowy oraz harmonogramu terminowo - rzeczowo – finansowego z powodu: […] c) wyjątkowo niesprzyjających warunków fizycznych bądź atmosferycznych (przez niesprzyjające warunki atmosferyczne Zamawiający ma na uwadze warunki atmosferyczne, mające wpływ na niemożność prowadzenia robót budowlanych/ usług/dostaw, uniemożliwiające realizację zadania zgodnie ze sztuką budowlaną, długotrwałe intensywne opady trwające powyżej 3 dni, powódź - czas niezbędny na ustanie wody z zalanego terenu i możliwość kontynuacji lub rozpoczęcia robót);” Odpowiedź: Zamawiający nie wprowadza modyfikacji.

 

Pytanie nr 3: Czy biorą Państwo pod uwagę przesunięcie terminu wykonania zadania? Termin zakończenia prac do 21.12.2020 r. oraz zastosowanie w tym przypadku przez Zamawiającego kryterium selekcji ofert jakim jest "skrócenie terminu realizacji" ze względu na procedurę rozstrzygnięcia postępowania oraz okres oczekiwania na urządzenia jest niemożliwe do wykonania. Prosimy biorąc pod uwagę powyższe oraz niepewną sytuację związaną z epidemią COVID-19, przedłużenie terminu realizacji w/w zadania oraz sugerujemy korektę kryterium oceny ofert jakim jest "skrócenie terminu realizacji" adekwatnie do wydłużenia terminu realizacji zadania. Odpowiedź: Termin realizacji bez zmian tj: do 21.12.2020 r.

 

Pytanie nr 4: Czy Zamawiający dopuści urządzenia placu zabaw spełniające te same funkcje o nie gorszych parametrach, a różniące się wymiarami? Narzucenie tolerancji wymiarów +/- 5% jest iluzoryczne wskazuje konkretnego producenta i ogranicza konkurencyjność. Urządzenia równoważne to takie, które spełniają te same funkcje o nie gorszych parametrach, a różniące się wymiarami. Podkreślamy, iż każdy producent posiada własne rozwiązania konstrukcyjne, stąd też niemożliwe jest uzyskanie wymiarów narzuconych przez Zamawiającego. Są to niewielkie różnice (czasem kilku centymetrów), które nie mają wpływu na funkcjonowanie urządzeń. W związku z powyższym, prosimy o zniesienie tolerancji wymiarów, warunkiem powinno być wyłącznie to aby urządzenia wraz ze swoimi strefami bezpiecznymi zmieściły się na zaprojektowanym placu (zagospodarowaniu terenu). Odpowiedź: Tolerancja wymiarów, zgodnie z projektem oraz zapisami SIWZ.

 

Pytanie nr 5: Proszę o przesłanie aktualnych zdjęć terenu. Odpowiedź: Zamawiający zamieszcza na stronie internetowej odnośnie postępowania dokumentację fotograficzną terenu pod nazwą „zdjęcia terenu”.

 

Pytanie nr 6: W nawiązaniu do zapisów SIWZ pkt. 3.1 przedmiotowego zapytania Zamawiający dopuszcza zastosowanie rozwiązań równoważnych opisywanym. W takim wypadku Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że oferowane przez niego urządzenia spełniają wymagania określone przez Zamawiającego. Prosimy o potwierdzenie, że powyższe oznacza konieczność przedłożenia wraz z ofertą kart technicznych urządzeń równoważnych w celu porównania równoważności funkcjonalnej i technologicznej. Zwracamy uwagę, że brak kart urządzeń równoważnych właściwie uniemożliwi ocenę przez Zamawiającego czy zaoferowane urządzenia spełniają wymagania wskazane w projekcie. Dodatkowo, Wykonawca składając ofertę równoważną powinien wykazać, iż oferowane przez niego urządzenia równoważne rzeczywiście mieszczą się wraz ze strefami bezpiecznymi na projektowanym placu w związku z czym prosimy także o rozpatrzenie możliwości żądania od wykonawców przedłożenia wraz z ofertą koncepcji zagospodarowania terenu udowadniającej, iż oferowane produkty spełniają założenia projektu, bez powiększenia powierzchni placu oraz pod warunkiem zachowania odpowiednich stref bezpiecznych oferowanych urządzeń. Odpowiedź: Zgodnie z SIWZ Rozdział 10 pkt. 4) Wykaz dokumentów i oświadczeń, które wykonawca składa w postępowaniu na wezwanie Zamawiającego na potwierdzenie okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy pzp: „W celu potwierdzenia, ze oferowanie urządzenia zabawowe, ogrodzenie i nawierzchnia odpowiadają wymaganiom określonym w SIWZ na wezwanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest do złożenia kart technicznych lub innych dokumentów przedstawiających charakterystykę danego urządzenia, ogrodzenia i nawierzchni, pozwalających na pełne porównanie/weryfikacje parametrów oferowanego elementu z wymaganiami stawianymi przez Zamawiającego.”

 

Pytanie nr 7: Czy Zamawiający wymaga potwierdzenia utylizacji ziemi oraz gruzu? Prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający dopuszcza przedłożenie oświadczenia, że Wykonawca może wykorzystać odpady we własnym zakresie. Odpowiedź: Zamawiający nie wymaga potwierdzenia utylizacji odpadów. Zagospodarowanie odpadów powstałych w trakcie wykonywania prac zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie na koszt Wykonawcy.

 

Pytanie nr 8: Czy Zamawiający wymaga dokonywania corocznych przeglądów gwarancyjnych? Odpowiedź: Zamawiający nie wymaga corocznych przeglądów gwarancyjnych.

 

Pytanie nr 9: Proszę o potwierdzenie, że zestaw wielofunkcyjny powinien zawierać wszystkie elementy, które są widoczne na wizualizacji poglądowej, takie jak bulaj w kształcie połowy kuli w dachu dwuspadowym domku. Odpowiedź: Zgodnie z projektem oraz zapisami SIWZ.

 

Pytanie nr 10: Proszę o potwierdzenie, że zestaw integracyjny przystosowany do wózków inwalidzkich powinien zawierać wszystkie elementy, które są widoczne na wizualizacji poglądowej, takie jak dach dwuspadowy w kształcie liści, okno wykonane z bezpiecznego poliwęglanu o grubości 8 mm. Odpowiedź: Zgodnie z projektem oraz zapisami SIWZ.

 

Pytanie nr 11: Z uwagi na aktualnie obowiązujące terminy realizacji zamówień przez producentów urządzeń zabawowych wynoszące 8-10 tygodni oraz uwzględniając czas trwania postępowania przetargowego prosimy o wydłużenie terminu realizacji przedmiotu zamówienia do 10 stycznia 2021. Odpowiedź: Termin realizacji bez zmian tj: do 21.12.2020 r.

 

Pytanie nr 12: Proszę o informację czy elementy małej architektury tj. Zestawy piknikowe (2kpl) oraz stojaki na rowery (6szt.) również dostarcza MZUK? Odpowiedź: Zamawiający nie dostarcza zestawów piknikowych oraz stojaków na rowery.

 

  Z poważaniem Tadeusz Mazur Dyrektor Jednostki

Kopia aa.